Szablon 5 Whys

Informacje o szablonie 5 Whys

Metoda 5 Why to proste, ale skuteczne narzędzie do rozwiązywania problemów. Technika ta opiera się na pomyśle, że poprzez zadanie pięciu pytań "dlaczego" z rzędu można odkryć pierwotną przyczynę problemu. To spójne podejście do zadawania pytań może pomóc w precyzyjnym określeniu istoty problemu, co może prowadzić do praktycznych rozwiązań.

Szablon 5 Whys to ustrukturyzowana wizualna reprezentacja tej techniki, zaprojektowana w celu poprowadzenia systematycznej eksploracji problemów. Szablon zawiera centralny obszar problemowy na górze, po którym następuje pięć innych sekcji oznaczonych jako „Dlaczego 1” do „Dlaczego 5”. Każda sekcja jest poświęcona badaniu kolejnych warstw przyczyn związanych z głównym problemem. Aby użyć szablonu, zacznij od sformułowania początkowego problemu, a następnie stopniowo rozwiązuj każde „dlaczego”, aż zostanie zidentyfikowana przyczyna źródłowa.

Jak skutecznie korzystać z szablonu 5 Whys

Wykonaj te proste kroki:

1. Zidentyfikuj problem: Zacznij od zapisania głównego problemu lub kwestii, którą analizujesz, w wyznaczonym obszarze.

2. Użyj karteczek do wyjaśnień: Dla każdego kolejnego „dlaczego” użyj karteczek, aby zanotować przyczynę leżącą u podstaw poprzedniej warstwy lub stwierdzenia.

3. Iteruj do końca: Kontynuuj ten proces w dół gałęzi, aż dojdziesz do piątego "dlaczego" lub zidentyfikujesz przyczynę źródłową.

4. Dodaj elementy kontekstowe: Aby lepiej zrozumieć, możesz przeciągać i upuszczać dowolne powiązane artefakty (dokumenty, obrazy, linki) na tablicę obok swoich „dlaczego”.

5. Dzięki zaledwie kilku kliknięciom, szablon można łatwo dostosować do specyficznych potrzeb Twojego śledztwa, co czyni go wszechstronnym narzędziem do różnych scenariuszy.

Dlaczego warto używać szablonu 5 Whys?

Szablon 5 Whys to potężne narzędzie, które można wykorzystać do identyfikacji przyczyny źródłowej zgłoszenia. Zapewnia ustrukturyzowane podejście, które dostarcza systematycznej metody do rozwiązywania problemów, gwarantując, że żaden aspekt nie zostanie pominięty. Szablon oferuje wizualne odzwierciedlenie, które sprzyja współpracy podczas burzy mózgów i rozwiązywania problemów zespołowych.

Oto kilka kluczowych powodów, dla których warto rozważyć użycie szablonu 5 Whys:

1. Analiza głównej przyczyny: Szablon 5 Why skutecznie odkrywa pierwotne przyczyny problemów, zamiast jedynie adresować powierzchowne objawy. Zadając pytanie „dlaczego” co najmniej pięć razy, możesz zidentyfikować podstawową przyczynę problemu i opracować rozwiązanie, które go bezpośrednio adresuje.

2. Wspólne rozwiązywanie problemów. Wizualny charakter szablonu ułatwia angażowanie się w dyskusje zespołowe i rozwiązywanie problemów w zespole. Zachęca wszystkich do dzielenia się pomysłami i perspektywami, co może prowadzić do bardziej kompleksowego i efektywnego rozwiązania.

3. Ustrukturyzowane podejście: Szablon zapewnia ustrukturyzowane podejście do rozwiązywania problemów, gwarantując, że będziesz postępować według logicznego procesu i rozważać wszystkie istotne czynniki. To może pomóc w uniknięciu pominięcia ważnych szczegółów lub podejmowania pochopnych decyzji.

4. Wszechstronność: Szablon 5 Whys można wykorzystać w różnych scenariuszach, od procesów biznesowych po osobistą introspekcję. To wszechstronne narzędzie, które można dostosować do twoich potrzeb i celów.

5. Dokumentacja i odniesienie: Korzystając z szablonu, tworzysz zapis swojej analizy, do której można się odwołać w przyszłości lub udostępnić go stakeholderom. To może pomóc Ci śledzić postępy i wykazać skuteczność podejmowanych działań w rozwiązywaniu problemów.

Przykład szablonu 5 Whys

Powiedzmy, że próbujesz dostarczyć aplikację, nad którą Twój zespół pracował. Byłeś przygotowany do wysyłki na czas, ale ostatecznie dostarczyłeś aplikację z dwudniowym opóźnieniem.

Oto jak można użyć szablonu 5 Whys, aby odkryć przyczynę tego, co się stało, i jak unikać opóźnień w przyszłości.

Krok 1.

Zacznij od jak najszerszego pytania, a następnie spróbuj na nie odpowiedzieć.

Przykład: Dlaczego aplikacja była opóźniona? Było opóźnienie, ponieważ wystąpiło opóźnienie produkcji.

Krok 2.

Na podstawie tej odpowiedzi możesz nieco zawęzić pytanie.

Przykład: Dlaczego doszło do opóźnienia w produkcji? Wystąpiło opóźnienie w produkcji, ponieważ zespół inżynierów musiał wdrożyć w ostatniej chwili poprawkę, o której zespół produktowy nie wiedział aż do dnia premiery.

Krok 3.

Zawęź pytanie jeszcze bardziej, a następnie odpowiedz na nie.

Przykład: Dlaczego zespół produktowy nie wiedział o poprawce? Zespół produktowy nie wiedział o poprawce, ponieważ dział inżynieryjny nie poinformował ich o tym.

Krok 4.

Kontynuuj zawężanie i odpowiadanie na pytanie.

Przykład: Dlaczego zespół inżynierski nie skomunikował się z zespołem produktowym? Zespół inżynieryjny nie skomunikował się z zespołem produktowym, ponieważ nie wiedział, jak tę informację przekazać.

Krok 5.

Zadaj to pytanie po raz ostatni, aby dokładniej wypracować swoje rozwiązanie.

Przykład: Dlaczego zespół inżynieryjny nie wiedział, jak komunikować się z zespołem produktowym? Zespół inżynieryjny nie wiedział, jak komunikować się z zespołem produktowym, ponieważ zespół produktowy nie miał jasno określonego punktu kontaktowego ani procesów komunikacyjnych.